El coste de la mano de obra es uno de los gastos más elevados en cualquier restaurante. Por tanto, llevar una buena gestión del personal es importante para la optimización de costes en tu restaurante.

En función del tipo de restaurante y de su capacidad para optimizar los gastos, estos podrían sumar hasta un 35 % del total de las ventas. En este sentido, los costes de mano de obra representan el principal gasto de un restaurante, lo cual es un indicador clave del rendimiento y ayuda a determinar la rentabilidad.

La optimización de costes laborales no es una tarea fácil, por lo que hemos elaborado un whitepaper detallado en el que te enseñamos algunas medidas que puedes implementar para reducirlos.

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Cómo optimizar los costes de tu equipo en restauración

A continuación, compartiremos algunos consejos que pueden ayudarte a conseguir la optimización de costes de tu restaurante.

1. Controlar la tasa de rotación de empleados

La alta rotación del personal es uno de los indicadores imprescindibles en la gestión de un restaurante. Los costes relacionados con este hecho abarcan desde los procesos de selección hasta la formación de nuevos empleados, sin olvidar las horas de trabajo perdidas y la ineficiencia.

Mejorar las oportunidades de desarrollo profesional, ofrecer diferentes incentivos, introducir programas de reconocimiento de empleados y mejorar la cultura de trabajo son todas medidas que pueden ayudar a controlar el desgaste de manera significativa.

2. Promover la formación cruzada para una dotación de personal más eficiente 

La formación cruzada garantiza que los empleados estén preparados para desarrollar múltiples tareas y ocupar diferentes roles. Por ejemplo, un cocinero puede ser capaz de atender mesas o el personal de sala puede realizar tareas sencillas en la cocina. Esto permite tener a menos personal en los periodos con menos afluencia sin desatender las necesidades. Además, supone un crecimiento profesional que fomenta el compromiso con la empresa, aumenta la eficiencia, desarrolla la empatía y proporciona oportunidades de creación de equipos a nivel organizativo.

3. Medir e impulsar la eficiencia de los empleados

Definir objetivos y establecer indicadores claves de rendimiento (KPI) permite medir la eficiencia de tu equipo. Algunos ejemplos podrían ser controlar los costes de ingredientes al personal de la cocina o establecer objetivos de ventas para los camareros. Esto se puede analizar mediante los informes del TPV o del inventario, por ejemplo.

4. Maximizar los trabajadores a tiempo parcial

Los trabajadores a tiempo parcial suelen cobrar menos por hora, son más dinámicos y, además, ayudan a reducir el cargo del personal cualificado y permanente. Contar con personal adicional para cubrir cuando los trabajadores a tiempo completo están a punto de superar sus horas puede ser una manera muy eficiente de evitar los abusos de las horas extras.

5. Invertir en la contratación

Según estiman algunos expertos, los costes de contratación pueden alcanzar un 25 % del salario medio por empleado, si consideramos el proceso de selección y posterior formación del candidato elegido. Por eso, es importante centrarse en encontrar la persona más adecuada para el puesto. Contratar a la persona equivocada solo aumentaría el desgaste, los costes adicionales y podría amenazar la reputación del restaurante.

6. Capacitar al personal para tener un as en la manga

Un personal más reducido, pero mejor formado es mucho mejor que un ejército no entrenado de trabajadores que se apresuran en la sala y en la cocina. Además de la optimización de costes de personal, utilizar un sistema de gestión de formación en línea como Flow Hospitality Training te ayudará a tener un equipo no solo más capacitado, sino también más motivado, eficiente y comprometido.

Además de reducir la rotación del personal, capacitar a tu equipo ayuda a formar a futuros gerentes para tu empresa. Según Luisa Rodríguez, responsable de Formación en Mowgli Street Food:

«Con la ayuda de Flow, somos capaces de combinar nuestras formaciones presenciales con los módulos en línea para hacer que el aprendizaje resulte significativo. Además, Flow nos ayuda a asegurarnos de que nuestra gente tenga toda la capacitación que necesita para proporcionar el mejor servicio posible a nuestros clientes, mientras aprenden de forma constante y se sienten bien retribuidos, importantes y realizados ».

7. Utilizar un sistema inteligente de planificación de turnos

Un software de planificación de turnos puede disminuir y optimizar los costes laborales en más de un 8 % y ayudar a los gerentes a reducir el tiempo que dedican a esta tarea en hasta un 80 %. Además, al integrar este sistema dentro del programa del TPV, se puede acceder a datos potentes sobre las ventas y el rendimiento laboral.

Aparte de eso, un sistema de planificación de turnos además permite ahorrar muchísimo tiempo valioso a la hora de coordinar el equipo, ya que el gerente puede comunicar con todos a través de la aplicación, en lugar de tener que contactar con cada empleado uno por uno por teléfono o email.

8. Optimizar el personal para satisfacer la demanda

En ocasiones, hay demasiados empleados trabajando durante determinados periodos de tiempo con escasa demanda y ventas. En otras, falta personal en los picos de tráfico de clientes. Ambas situaciones pueden dañar el negocio, ya que la primera reduce los márgenes de beneficio y la segunda perjudica la experiencia del cliente.

El software de planificación de turnos GIRnet aprovecha la potencia de la inteligencia artificial para realizar una predicción del volumen de empleados necesarios por turno en función de la demanda prevista. Además, permite integrar los datos de ventas históricos, previstos y reales del TPV e introducir otros parámetros propios (disponibilidad de empleados, formación, costes de turno, etc.) para pronosticar la cantidad adecuada de empleados.

9. Utilizar un dispositivo de control de presencia

El robo de tiempo representa un coste de mano de obra oculto, pues a veces los empleados acaban cobrando por un tiempo que en realidad no han trabajado. Esto significa que podrías estar pagando por una entrada o salida de turno fuera de horario, por descansos demasiado largos o por el redondeo de horas.

El uso de un dispositivo de control de presencia permite realizar un seguimiento preciso del tiempo trabajado tanto en la entrada y salida de tus empleados, como en los descansos. Esto también ayuda a cumplir con la legislación laboral. Además, esta información se sincroniza instantáneamente con el sistema de nóminas para ahorrar tiempo y costes de gestión.

10. Optimizar el menú y los horarios de apertura en función de la demanda

Por último, hay otras medidas que puedes tomar para hacer que tus operaciones sean más eficientes y para optimizar los costes en restauración. Son modificaciones que harán una diferencia en los beneficios y que también aumentarán la satisfacción de tus clientes.

Por ejemplo, revisa el horario de apertura para detectar momentos que apenas cubren los costes y haz ajustes, o diseña el menú de manera adecuada para aumentar la eficiencia.

Profundizamos mucho más en ello en nuestra Guía integral para optimizar la mano de obra en hostelería, pero aquí tienes algunos otros ejemplos de cosas que pueden optimizar la gestión en restauración:

  • Mejorar el trabajo de preparación
  • Quioscos de autoservicio
  • Potente sistema de TPV
  • Aplicaciones de pedidos en mesa
  • Aplicaciones móviles de pedidos anticipados
  • Estaciones de limpieza en sala
  • Mantener un stock de bebidas más populares en diferentes lugares
  • Auditar las rutinas y crear una lista de tareas para reducir el tiempo de organización
  • Centralización

En definitiva, la optimización de costes de restauración es algo imprescindible para garantizar una operación eficiente y exitosa a largo plazo, pero también te ayudará a aumentar la satisfacción de tus clientes y empleados.