Te explicamos por qué no es buena idea un excel para turnos rotativos en un restaurante. ¡Cambia tu software de gestión! 

La realidad nos dice que aún existen numerosos negocios de hostelería que usan hojas de cálculo para organizar el área de personal. Uno de los cometidos más desafiantes en cualquier negocio cuya actividad funcione con distintos y amplios horarios durante la semana.

Actualmente existen soluciones alternativas más precisas que hacen el día a día mucho fácil y permiten ahorrar costes con garantía de una cobertura óptima de todas las franjas horarias.

¿Por qué los turnos rotativos en Excel no funcionan? 

1. Implica mucho tiempo y dedicación

Es uno de los principales problemas en la práctica. Resta demasiado tiempo. Los cambios de turnos en los restaurantes suelen variar diariamente, incluso en cuestión de horas, por lo que estas modificaciones suponen de una atención constante.

Cualquier gerente o responsable de personal que esté gestionando sus turnos rotativos en excel sabe de sobra lo que implica. Lo más probable es que se esté complicando la existencia a diario, o emplee más tiempo del que debería para llevar a cabo para este cometido, pudiendo aprovecharlo para otras áreas de actividad y gestión.

El objetivo debe ser ahorrar tiempo y evitar confusiones. De ahí, la finalidad de sustituir la hoja de cálculo por nuevas herramientas de gestión para tu plantilla en tiempo real. 

2. No puede ser automatizado 

El excel para turnos rotativos no puede ser automatizado. Toda la información se añade de forma manual, lo que supone ralentizar el proceso, y sus fórmulas no son capaces de solucionar todas las complejidades que implica el área de personal en un restaurante.

Un software para turnos permite automatizar todos los procesos, incluso puede tener en cuenta las preferencias de los empleados.

3. No es capaz de crear el turno óptimo.

Por muy concienzuda que sea, la creación manual de los turnos mediante excel, nunca alcanzará el nivel de precisión de una herramienta diseñada por expertos y con algoritmos de Inteligencia Artificial.

Su resultado es el turno óptimo, según todas las condiciones y variables requeridas, sin exceso de personal y sin defecto, con las personas adecuadas para dar un buen servicio en cada tramo, y con el coste mínimo. Precisión total, en minutos. Una vez que lo pruebe, eliminará el excel de su actividad ¡eso seguro!

4. Propenso a cometer errores 

Al ser manipulado y contener tanta información, con el excel es muy fácil cometer un error humano. Por ejemplo, cuando se inserte alguna fórmula errónea o datos incorrectos. 

5. No es nada intuitivo

Por último, si existe un posible error en los turnos rotativos, la hoja de cálculo no lo detecta ni avisa. Por lo que es probable que sólo se descubra en el momento de servicio, cuando quizá ya es tarde para resolverlo.

Las soluciones actuales son capaces no solo de optimizar los turnos, sino muchas otras tareas relacionadas con la plantilla, como prever la productividad, el coste de personal o hacer un seguimiento de gastos en tiempo real y aportar datos valiosos para la buena marcha del negocio, algo que el excel tal y como está concebido es incapaz de llevar a cabo.