La organización y control del inventario es uno de los desafíos más importantes en hostelería y el alma máter de cualquier restaurante, cafetería o bar.

Este es parte del presupuesto, por lo que cada elemento que se desperdicia puede repercutir en pérdidas diarias importantes, tanto de producto, como a nivel monetario.

¿Cómo puedo llevar mi inventario a rajatabla?

Antes de poder entender cómo gestionarlo, resulta importante tener claro qué es un inventario.

Para eso, podemos usar la fórmula básica que nos cuentan en Menús para Restaurantes:

Inventario Inicial + Compras – Inventario final = Inventario Utilizado

Si utilizamos el artículo “manzanas” como ejemplo para entender esta fórmula, tendríamos que empezamos la semana con 30 manzanas (Inventario Inicial) para hacer unas tartas, a lo largo de la semana compramos 10 (Compras) más; y al terminar la semana nos quedan 5 (Inventario final). Esto daría como resultado un Inventario Utilizado de 35 manzanas.

Indicadores de una buena gestión

Una correcta gestión y control de inventario se puede basar en los siguientes indicadores:

  • Estamos haciendo una buena previsión del “Inventario Utilizado” que vamos a necesitar cada semana, sin que sobre ni falte en exceso.
  • Hay poco desvío en el “Inventario Final”. Esto quiere decir que, por ejemplo, si calculando el gasto de manzanas que debimos hacer, nos deberían haber sobrado 15, pero nos sobran 5, ha habido algún desvío que probablemente sea fruto del error humano y se pueda remediar (ejemplo: menaje roto, utilización de la cantidad errónea de alimento en las recetas, hurtos, etc.).

La clave de una buena previsión del “Inventario Utilizado” consiste en realizar un control exhaustivo de los distintos artículos de nuestro negocio.

Esto incluye aquellos que son “materiales”, o elementos no destinados a la venta, como cucharas, manteles, etc.; así como los “productos”, que sí se destinan a la venta y comprenden sobre todo alimentación y bebidas.

Si el local es nuevo, las semanas previas a la apertura nos darán la clave para saber la cantidad de productos y materiales que vamos a necesitar cada semana.

Además, nos dará pistas sobre cómo dar más salida a unos artículos que a otros, y controlar los desvíos en el “Inventario Final”.

Detenerse y pensar en trazar un plan y modelo de inventario preestablecido que resuelva y aporte a la larga unos resultados rápidos y eficaces, nos dará en poco tiempo más alegrías de las esperadas.

Una práctica, que, a través de los siguientes tips nos ayudará a cambiar de filosofía y estrategia organizativa poco a poco.

6 tips para mantener el control del inventario

ORGANIZANDO EL ESPACIO FÍSICO

1. Organiza el stock en grupos por similitud

Uno de los aspectos importantes es colocar los productos del mismo tipo juntos.

Situar estantes con materia prima similar en zonas habilitadas especiales o en distintas partes del local como el almacén, las estanterías o congeladores, o incluso en barra, facilitará la labor de control de inventario.

2. Etiqueta cada espacio para lograr una fácil localización de los productos

Es recomendable marcar cada espacio con etiquetas que contengan siglas identificativas para organizar cada producto en el lugar de almacenaje, de izquierda a derecha y de arriba abajo.

3. Divide y vencerás

Además de ordenar por producto y del etiquetado, a la hora de organizar el espacio es interesante hacer divisiones bien identificables, y designarlas a diferentes miembros del staff, para que cada uno tenga su área de responsabilidad.

Esto mejorará la gestión del inventario y permitirá una gestión más personalizada.

GESTIONANDO EL INVENTARIO UTILIZADO Y EL FINAL

4. Aplica el principio de Pareto

El principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, se traduce en un restaurante en que el 80% de las ventas procede del 20% de los productos del menú, y el 20% de la materia prima es el 80% del coste empleado.

Esta regla supone centrarse en los productos con más salida.

Para planificar el Inventario Utilizado, recomendamos que te hagas un top 10 de artículos estrella de tu negocio (alimentos asociados a platos que se venden mucho, por ejemplo) y que esos sean la prioridad de la revisión semanal.

5. Haz un planning periódico

Como decíamos en el punto anterior, no todos los productos deben revisarse con la misma periodicidad.

Hay un control de inventario más general que se hace cada mes, por ejemplo de artículos de limpieza o menaje, pero luego, el inventario de los productos críticos para el negocio debe hacerse por semana, preferiblemente a finales de la misma.

Cada semana será importante chequear que nuestro top 10 del inventario está cumpliendo números, y si no, tomar medidas adecuadas.

6. Evita los desvíos premiando a tus empleados por una buena gestión del inventario

Como indicábamos, uno de los objetivos de una buena gestión del “Inventario Final” es el de evitar los desvíos.

Es decir, si al final de semana vemos que hay un desfase entre la cantidad de producto necesitada para las comandas que hubo esa semana y la cantidad restante (sobra o falta producto), significa que ha habido un desvío.

Tal y como decíamos al comienzo, estos desvíos suelen ser fruto del error humano: platos rotos, mala utilización de productos en las recetas, etc.

Como todo esto incide en la rentabilidad de tu negocio, se hace necesario que los empleados sean conscientes de la importancia de cuidar el inventario. Por ello, una de las acciones que puedes llevar a cabo es asociar el bono de tu personal a la buena gestión del mismo.