¿Qué gana mi cadena de restaurantes con una tecnología de gestión adecuada? La cantidad de ventajas son numerosas, pero a veces se hace necesario hablar desde la experiencia y con los pies en la tierra para poder darle su valor real a la tecnología dentro del negocio… Así pues… ¿cuáles son los beneficios reales?

Una cadena de restauración se distingue no sólo por los aspectos más visibles para el cliente – el tipo de servicio, la carta, o la decoración, por ejemplo -, sino también por su modelo de gestión.

En este ámbito, no tan visible aparentemente, muchas cadenas de restaurantes encuentran dificultades para obtener un rendimiento óptimo de sus locales. Por ello, vamos a desgranar y explicar en siete puntos básicos cuáles son las principales razones de peso y basadas en la experiencia por las que es necesario contar con un software de gestión.

Tecnología de gestión, el «must have» de las cadenas  

1. Unifica y estandariza los procesos, la clave del éxito

La primera ventaja es que al introducir la tecnología de gestión automatizada de un software la cadena estandariza y unifica sus procesos de gestión.

Cada restaurante deja de trabajar a su manera y comienza a hacerlo en la línea que les marca la estructura diseñada por la dirección.

Se establece un proceso único de gestión y obliga a los centros a generar los datos de modo homogéneo en cada acción. Gestión de caja, auditorías, mantenimiento de equipos e instalaciones, etc. Todo sigue un procedimiento unificado.

2. Todo centralizado

Además, la estandarización de procesos garantiza el control centralizado y visible. Desde los movimientos de personal hasta el control del quebranto, pasando por auditorías de control y la gestión del mantenimiento.

Todo se maneja de modo organizado y transparente y puede reportarse a través de informes y gráficos detallados para cada tipo de análisis. 

3. Evita trabajar el doble

Se eliminan duplicidades porque se reducen las horas administrativas. Comunicar una avería o realizar una auditoría podrá hacerse a través del móvil o con una tablet. Por lo que ya no hace falta rellenar un papel para pasar la información a un sistema.

El dato sólo se apunta una vez y la central lo revisa y valida en línea, evitando gestiones innecesarias (llamadas, mensajes, mails,…) y minimizando los errores humanos en ficheros que precisan alimentarlos manualmente, optimizando así el tiempo de los gestores de la cadena.

Estas duplicidades se reducen al máximo al poder integrar el software de gestión con otros sistemas.

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4. Recopila datos exactos y mejora la toma de decisiones

Se pueden recoger automáticamente datos de ventas e, incluso, la información contable para mostrarla de modo sencillo y comprensible en un cuadro de mando.

Mediante estas herramientas de business intelligence el software recopila los datos y los muestra de modo rápido y organizado, proporcionando de esta forma una visión completa y concreta.

La tecnología de gestión no ofrece una sensación, sino el dato exacto. La información presenta la misma foto para el análisis de todos los usuarios, tanto en su proyección como en la revisión a posteriori, lo que agiliza el proceso y permite reaccionar y tomar decisiones en tiempo real. 

5. Optimiza los horarios de cada restaurante

También, este tipo de software incorpora tecnologías de la información como el big data, la inteligencia artificial y complejos algoritmos que permiten optimizar la planificación horaria de los centros.

De esta forma se obtienen soluciones matemáticas notablemente mejores que las aportadas por un director de centro para adecuar la mano de obra del restaurante a las fluctuaciones de clientes con una precisión matemática.

6. Crece la productividad con increíbles resultados

Las soluciones automáticas de turnos generan mejoras tanto en la planificación diaria como en los resultados a nivel global, ya que garantizan el nivel de servicio establecido por la cadena y respetan los parámetros definidos a nivel legal y contractual de sus empleados consiguiendo aumentar la productividad y reducir costes.

Ahora ya nada se escapa a su control.

7. Asegura el cumplimiento de la ley

Mediante un software la cadena garantiza la seguridad de la información y las obligaciones legales. Ventas, costes, datos personales de empleados, etc.

Supone una información delicada y valiosa cuya confidencialidad debe preservarse a buen recaudo y gestionarse de modo autorizado y seguro, tal y como obliga el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

8. Toda la información en la nube

Por último, contar con una aplicación SaaS (Software as a Service) en la nube supone que la cadena de restaurantes no deba instalar programas excesivamente caros en terminales, lo que abarata costes, garantizando así la disposición inmediata de la información y su conservación mediante copias diarias de seguridad.

Esto significa una garantía ante nuevos marcos legales como el control de presencia, puesto que un software de gestión permite disponer en tiempo real del registro de jornada.

En definitiva, incorporar un software de gestión especializado en restauración suponecontar con una herramienta del siglo XXI con un enorme potencial que ayudará notablemente a optimizar el análisis, la gestión de procesos y, con ellos, el éxito del modelo de gestión de la cadena de restaurantes.