A través de esta cuarta entrega vamos a desgranar uno de los KPIs más importantes para la gestión de personal de un restaurante, el de los turnos de personal.

Los indicadores relacionados con los turnos de personal, son aquellos que te permiten medir posibles ineficiencias a la hora de calcular cuántas personas tienen que atender tu negocio en cada franja horaria.

Es decir, si existen desviaciones con respecto a lo que sería dentro del sistema de turnos, el turno óptimo y más eficiente.

Estas desviaciones se pueden producir en dos sentidos:

  • Por exceso de personal
  • o defecto de personal.

Se calcula que el exceso medio de horas planificadas en turnos de personal en establecimientos de restauración organizada supera el 15%.

Y por otro lado, la insuficiencia de plantilla en determinados tramos horarios puede provocar pérdidas de venta de hasta el 4%.

Datos lo suficientemente relevantes como para que nos planteemos llevar cabo un sistema de turnos óptimo.

Exceso de personal en el restaurante

En primer lugar, consideramos que existe exceso de personal en el restaurante cuando planificamos un turno por encima del personal óptimo que marca la demanda o las ventas reales en cada momento del día.

Si somos capaces de identificar cuándo y en qué medida tenemos excesos de personal, seremos capaces de analizar y tomar medidas correctoras para balancear este exceso personas a momentos donde la demanda nos reclame mayor número de empleados.  O bien, ser capaces de adaptar nuestro mix de contratos a la demanda real de nuestro negocio.

Por ejemplo,

Si un restaurante tiene una persona de más en la apertura cuando a esa hora el negocio es muy flojo, y eso ocurre todos los días, puede que se encuentre con que tiene un exceso de 2 horas diarias, lo que a lo largo del mes supondría 40 horas de más.

En definitiva, estaremos perdiendo el equivalente de una jornada semanal de exceso.

Cómo se calcula el exceso de personal

  • Exceso de Personal: Horas de trabajo por encima del Personal Óptimo.

En función de las tablas de productividad del centro, el presupuesto de ventas y la distribución de estas, se calculará el personal óptimo por franjas de medias horas.

En cada momento que se proyecte más personal del que marca el nivel óptimo existirán excesos, lo que hará que el sistema de turnos esté sobredimensionado.

Por ejemplo, si en una franja de tiempo de una hora el personal óptimo es de 6 empleados y se proyectan en turno 8, el exceso de personal será de 2 horas.

Este ejercicio deberá realizarse en todos los tramos horarios del día, para así finalmente calcular los excesos de horas diarios y por ende los semanales dentro del sistema de turnos.

Defecto de personal en el restaurante

Del mismo modo, estaremos incurriendo en defecto de personal, si planificamos nuestros turnos con menos personas de las adecuadas para la demanda real.

En este caso, el impacto en el negocio puede mostrarse en forma de una mala calidad de servicio, o una pérdida de ventas por no poder atender a los clientes. Algo que a toda costa queremos evitar.

Por ejemplo,

Si durante la hora de mayor demanda de servicio, tenemos un empleado menos del necesario en cocina o en sala, se creará un cuello de botella, no será posible atender todas las comandas, o se servirán más despacio.

En consecuencia, esto significa menos clientes, menos rotación, y probablemente, peor experiencia de usuario.

Para evitarlo, es importante hacer un seguimiento detallado e identificar rápidamente si en alguna franja horaria tenemos defecto de personal en turno, y corregirlo inmediatamente.

En definitiva, tener controlado los turnos de personal y actuar de forma rápida y en consecuencia para evitar tanto un exceso como defecto del número de empleados en cada momento del día, hará que consigamos más ventas y unos resultados óptimos en el negocio.

Labor que resulta fácil con una mejor organización y la ayuda de soluciones inteligentes para la optimización del sistema de turnos de nuestro restaurante.